Databehandleraftale

Tillæg til abonnementsvilkår på Qub

Standard kontraktsbestemmelser i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger.

Disse standardkontraktbestemmelser (Bestemmelserne) er et tillæg til den mellem Parterne indgåede aftale om abonnement på Qub (herefter "Applikationen") baseret på de til enhver tid gældende abonnementsvilkår for Applikationen og udgør en integreret del deraf.

Bestemmelserne tiltrædes ved at afkrydse "Jeg bekræfter hermed at jeg har læst og accepterer abonnementsvilkårerne for anvendelsen af Qub" på bestillingsformularen og gælder mellem følgende parter:

Kunden, som tiltræder abonnementsvilkårene for Applikationen

herefter ”den dataansvarlige” og

Qub IVS CVR 38 51 92 04 Havneholmen 72, 5 th 1561, København V Danmark

herefter ”databehandleren”der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”Disse Bestemmelser er senest ændret den 06. maj 2021.

2 Introduktion

2.1
Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2.2
I forbindelse med leveringen af abonnement til Applikationen Qub (herefter ”Applikationen”) behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

2.3
Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

2.4
Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

2.4.1
Bilag A indeholder oplysninger om behandlingen af data.

2.4.2
Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere.

2.5
Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3 Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

3.1
Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.

3.2
Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3.3
Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4 Databehandleren handler efter instruks

4.1
Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

4.2
Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5 Fortrolighed

5.1
Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

5.2
Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6 Behandlingssikkerhed

6.1
Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici. Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:Pseudonymisering og kryptering af personoplysningerEvne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenesterEvne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelseEn procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

7 Anvendelse af underdatabehandlere

7.1
Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

7.2
Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

7.3
Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst to (2) måneders varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B.

7.4
Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.5
Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

7.6
Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8 Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

8.1
Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2
Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

8.3
Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisationoverlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjelandbehandle personoplysningerne i et tredjeland  

9 Bistand til den dataansvarlige

9.1
Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registreredeoplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registreredeindsigtsrettenretten til berigtigelseretten til sletning (”retten til at blive glemt”)retten til begrænsning af behandlingunderretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandlingretten til dataportabilitetretten til indsigelseretten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

9.2
I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettighederden dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettighederden dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden

10.1
Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

10.2
Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

10.3
I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysningerde sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerhedende foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

11 Sletning og returnering af oplysninger

11.1
Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12 Revision, herunder inspektion

12.1
Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

12.2
Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13 Parternes aftale om andre forhold

13.1
Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14 Ikrafttræden og ophør

14.1
Bestemmelserne træder i kraft ved accept af abonnementsvilkårene for brugen af Applikationen.

14.2
Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

14.3
Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

15 Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

15.1
Den dataansvarlige kan kontakte databehandleren via nedenstående kontaktperson:

Navn: Frederik Saabye
Stilling: CMO
E-mail: frederik@qub.dk

15.2
Databehandleren kan kontakte den dataansvarlige via den kontaktperson som er angivet i Applikationen (Qub). Det er den dataansvarliges ansvar til enhver tid at sørge for at kontaktoplysningerne er opdateret i Applikationen.

Bilag A – Oplysninger om behandlingen

A.1 Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er, at den dataansvarlige kan anvende Applikationen (Qub), som ejes og administreres af databehandleren, til at administrere og planlægge arbejde på den dataansvarliges medarbejdere og kunder.

A.2 Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker primært ved, at databehandleren udfører følgende
Levering, drift og videreudvikling af Applikationen, herunder opbevaring af data og administration af backup.Ud over opbevaring kan databehandlingen efter den dataansvarliges instruks omfatte:Databehandling og bearbejdning i forbindelse med import af kundedata.Tilgang til data i forbindelse med support for at hjælpe kunderne med problemer i forbindelse med brugen af Applikationen.

A.3 Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede medarbejdere: Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, CPR-nummer, bankoplysninger. ansættelses- og opsigelsesdato og ansættelseskontrakt.

På kunder: Navn, fakturerings- og leveringsadresser, telefonnummer, e-mail, CVR- og EAN-nummer, CPR-nummer, oplysninger på kontaktperson (navn, telefonnumre og e-mail), kontrakter, arbejdsbeskrivelser m.m.Databehandleren understøtter ikke registrering af de særlige kategorier af personoplysninger, herunder helbredsoplysninger, oplysninger om race og etnicitet samt strafferetlige oplysninger.

A.4 Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Behandlingen kan omfatte følgende kategorier af registrerede, såfremt der indtastes information om disse i Applikationen:Den dataansvarliges nuværende medarbejdereDen dataansvarliges fratrådte medarbejdereDen dataansvarliges potentielle kunder og deres kontaktpersonerDen dataansvarliges nuværende kunder og deres kontaktpersonerDen dataansvarliges tidligere kunder og deres kontaktpersonerFor punkterne III til V omfatter kunder både privatpersoner, erhvervsvirksomheder og offentlige organisationer.

A.5 Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Behandlingen kan foregå i hele den løbende abonnementsperiode og 30 dage efter opsigelse af abonnementet.Der kan gå op til 20 dage fra sletningstidspunktet til data er slettet fra backup-systemerne.

Bilag B – Underdatabehandlere

B.1 Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af Qubs underdatabehandlere som databehandleren løbende kan ændre. Databehandleren udvælger underdatabehandlere som tilfredsstiller eventuelle krav de er underlagt.

B.2 Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringer til valg af en underdatabehandler, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden to (2) uger efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.